こんな疑問にお答えします。
貸し会議室投資を始めるにあたって、1番のネックは『初期投資』ではないでしょうか。
初期投資を少しでも抑えたいと思うのは当然のことです。
実は、自分で出来ることがあるならば初期費用を抑えることは可能なのです。
本記事では、少しでも貸し会議室の初期費用を抑えるために必要な貸し会議室のセットアップの流れについてご紹介します。
目次
貸し会議室のセットアップとは？
貸し会議室のセットアップとは、什器などの設備を選定から設置まで貸し会議室をオープンできる状態まで準備することを言います。
詳細については、8つのSTEPに分けてご紹介します。
今回は実際に新しくオープンした貸し会議室の施工事例を写真付きでできるだけわかりやすく解説します。
STEP1 コンセプトを決める
まず初めに貸し会議室のコンセプトを決めます。
コンセプトはターゲット層や利用目的によって大きく変わってきます。
今回は、ミーティングだけでなく、セミナー会場やワークショップなど多目的に対応した作りにしたいと考えています。
その為、コンセプトは3つ。
- 清潔感がある
- 落ち着ける
- 多目的に対応できる
以上の3点をコンセプトにしました。
次にイメージを決めていきます。
STEP2 イメージを決める
イメージは大切です。
貸し会議室は『カフェの代替』という側面を有していますので、オシャレでなければいけません。
自分の中で「これだ！」というイメージあればいいのですが、なければネットを利用して自分のイメージに近いものを探しましょう。
ここでは、画像に残すいうことがポイントです。
頭の中だけではイメージがぶれることが多々あるからです。
終わってみて、「イメージと違った」ということはよくある話。
しっかりとイメージを固めてからスタートしましょう。
今回の貸し会議室のイメージ画像はこちらです。
次は予算決めです。
STEP3 予算を決める
予算決めは大切です。
お金をかければかけるほど、充実した設備を有したオシャレな空間を準備することはできます。
しかし予算には限界があるので、自分の予算と相談して決めましょう。
ただしケチりすぎると、どこにでもある机にパイプ椅子のような平凡な空間になってしまうので注意しましょう。
予算の目安は、1人2万円以内が理想です。
10名収容できる場合は20万円。
20名収容できる場合は40万円。
広い物件であればあるほど、必要経費は膨れ上がります。
自分の予算に合わせて什器を選定する必要があるということです。
次は什器の発注です。
STEP4 什器を選ぶ
什器の選定は大変な作業です。
必要な什器を選定してリストを作成しましょう。
いざセットアップするタイミングになって、
「あれがない」
「これがない」
なんてことになれば、オープンする日も遅れてしまいその分の家賃が無駄になってしまいます。
そうならないためにも、リストを作成して忘れがないように防止策を講じておきましょう。
次は什器の発注です。
STEP5 什器を発注する
什器を発注するときは、再度注文内容を確認しましょう。
間違いやすい点をまとめてみました。
【発注時の注意点】
- 数量
- サイズ
- 住所
- 配達日
まず初めに数量。
数量を間違えて多く発注してしまった場合は無駄な出費が発生し、少なく発注してしまった場合には再注文しなければならず、余分な送料やオープンまでの時間を浪費してしまいます。
次にサイズ。
机のサイズを間違えてしまった場合は、並列して置けなかったり通り抜け出来ないといった利用者に不便をかけてしまいます。
その中でも、よくサイズを間違えやすいのがカーテン。
カーテンのサイズ感があっていないとオシャレ感は格段に低下してしまいます。
次に住所。
請求先と配送先は異なるので注意が必要です。
気にしないで発注してしまうと、自宅に届いてしまうかもしれません。
軽いものならいいのですが、机などの大物の場合は大変なことになってしまいます。
発注の時は、焦らず二度三度確認をして間違いないことを確認しましょう。
最後に配達日。
配達日のポイントは午前中に時間指定することです。
理由は2つあります。
1つ目は、作業時間を確保する為。
早い時間に物が届かないとその後の作業が出来ず待ち時間が発生してしまいます。
2つ目は、不在届の処理をする為。
時間に遅れたり作業をしていたりで受け取ることができなかった場合、早い時間に気がつかなければ当日配達に間に合わない可能性が出てきます。
そうなれば1日で終わらない可能性もあり、オープンにも影響が生じる問題となります。
以上のことから、什器の配達は『午前中に時間指定』しましょう。
次はいよいよセットアップです。
STEP6 施工する
ついに施工です。
大量の什器が一挙に揃うので、部屋の中は大混雑。
机のダンボールを片付けた後になるので、実際にはもっと圧迫感があり作業スペースは限定されます。
机や椅子を組み立てる道具は、商品と一緒に届きます。
しかし、付属の工具を使って施工することはあまりオススメできません。
理由は2つあります。
1つ目は、時間がかかる為。
付属の工具はもちろん手動の工具です。
しかも最適な工具ではないので、ボルトを締め付けするときに1回転することができず何回にも分けて締め付けしなければいけない時があるからです。
また、レンチが短すぎて力が入らないという経験も実際にありました。
時間をかけずに組付けするためには、電動工具を使用したり最適な工具を使用して組付けをしましょう。
2つ目は、ネジ山がナメる可能性がある為。
付属の工具は精度があまり良くありません。
無理に締め付けるとネジ山がナメて締め付け出来なくなる時があります。
その場はなんとか締め付けしてのりきることはできるかもしれませんが、日々のメンテナンスをするときにネジが回らないという話もよくあります。
貸し会議室の利用者は様々で、什器を丁寧に扱っていただける人の方が多いのですが、たまに雑に扱われるとネジが緩んで破損するといった場合もゼロではありません。
ここでの対策は、『ネジの緩み留め』をすることです。
このように施工するにもあらゆることを想定して施工する必要があります。
続いては、写真撮影です。
STEP7 写真を撮る
ここまでで什器の設置は完了しました。
次にプラットフォームに載せる写真を撮影します。
この写真の出来栄えは、売上を左右するほど重要な作業になることを心に刻んでください。
最近のスマホのカメラは高性能になっていますが、できれば一眼レフで撮りたいところです。
室内では、普通のカメラで撮影しても暗く画角の狭い写真になってしまいます。
そこで、一眼レフの広角レンズを使用するのがベスト。
出来栄えが全然変わってきます。
広角レンズは高いという方は、カメラ屋さんのレンタルサービスもあるので確認してみましょう。
ここで実際の施工風景をご紹介します。
こちらは最近オープンした名古屋の貸し会議室です。
机を合わせてミーティングやワークスペースに。
セミナー会場としても使用できます。
スタッキングデスクになっているのでまとめて端に寄せれば、広いスペースを自由に使うことも可能。
利用者の様々なニーズに応えられるように考えています。
このように様々な利用にも対応したスペースとなっています。
貸し会議室という名称ですが、実際には『多目的スペース』という名称の方がイメージしやすいかもしれませんね。
STEP8 プラットフォームに投稿する
最後にプラットフォームへ投稿します。
今回はスペーシーを例にとって解説します。
投稿する内容は以下の通り。
【スペーシーへの投稿内容】
- 写真
- タイトル
- 物件の情報
- 料金プラン
- 設備
- 最寄り駅からのアクセス
- 利用用途
- 詳細説明
- 注意事項
- キャンセルポリシー
では、具体例も合わせてご紹介します。
まずは、『写真』と『タイトル』です。
写真はセットアップ時に撮影した写真から厳選して貸し会議室の全体がわかる写真をホームに設定しましょう。
残りの写真は写真からどのような貸し会議室わかるようなら写真を投稿しましょう。
次にタイトル。
タイトルは貸し会議室の名称とポイントを明記しましょう。
次は『物件情報』と『料金プラン』です。
料金プランは重要です。
相場を分析して料金プランを決めます。
次に『設備』です。
常備している設備をすべて載せましょう。
次に『アクセス』です。
駅からの徒歩時間と地図を載せましょう。
次は『利用用途』と『詳細説明』。
利用用途は思い付く限り記載しましょう。
詳細説明は上記で書ききれなかった情報を記載しましょう。
次は『注意事項』と『キャンセルポリシー』
注意事項は、利用する上での注意事項を記載しましょう。
重要になるのはキャンセルポリシーです。
利用者がキャンセルした時にはキャンセル料が発生します。
返金が発生する内容ですので、明確に記載しておきましょう。
これで貸し会議室のセットアップは完了です。
まとめ
本記事では、貸し会議室の準備としてセットアップについては解説してきました。
貸し会議室のセットアップをまとめるとこのようになります。
【貸し会議室のセットアップ手順】
- コンセプトを決める
- イメージを決める
- 予算を決める
- 什器を決める
- 什器を発注する
- セットアップする
- 写真を撮る
- プラットフォームに投稿する
以上がセットアップまでの流れになります。
運営代行会社に全て任せるのも良いですが、①〜⑦までは自身でも可能ですので、投資資金を少しでも減らしたいという方は自主施工をしても良いかもしれません。
